La Communication dans les Associations de Radioamateurs

 

 
 

 

 

 

 

 

 

 

Communiquer

 

Dans toute action de promotion, le maître mot est communiquer. Communiquer sa passion, son plaisir, pour le partager, le faire connaître, et enfin attirer de nouveaux amis autour de notre hobby. Nous allons essayer de répondre aux questions : comment, avec quoi, vers qui. Plusieurs solutions existent, tentons de partir du message que nous souhaitons faire passer jusqu'à la manière de le diffuser.

 
 

Adresser un message

 

 

Un communiqué de presse, un compte rendu de réunion, un appel téléphonique, par exemple, sont tous des messages. Tout le monde dans une association en envoie. Qu’ont-ils en commun ?

Un message est une initiative

Son auteur crée une situation de communication avec un destinataire dans une intention précise, avec un projet explicite (invitation à une réunion, demande de local...). L’enjeu, pour l’auteur, est de se faire comprendre par le destinataire, et de susciter une réponse.

Un message est clair

Son contenu répond sans ambiguïté aux questions suivantes :
• qui ? (qui est l’auteur ?),
• à qui ? (qui est concerné ?),
• quoi ? (de quoi s’agit-il ?),
• où ? (dans quel lieu ça se passe ?),
• quand ? (à quel moment ?).

Ces réponses sont importantes pour l’auteur lui-même, elles lui apporteront les éléments du contenu et des indications sur la manière de faire passer son message (quoi dire en premier?).

Un message emprunte un ou des moyens de communication

De vive voix, par courrier, par voie de presse, par affiche, par tract, dans telle ou telle langue... Le choix du ou des moyens dépend de nombreux facteurs : caractère officiel ou non du message, les délais à respecter, circonstances de lieu, connaissances du statut et des habitudes du ou des destinataires, matériel à disposition... Il s’agit de choisir le ou les moyens adaptés à la situation. Et ces choix sont déterminants pour décider de la forme du message.

Un message a une forme

Il est oral ou écrit, sur papier à en-tête, sur papier libre, sous pli fermé ou comme circulaire, dans un vocabulaire simple ou dans un langage spécialisé, fait de phrases courtes ou longues, avec ou sans illustration... donc une forme dont le matériau contribue au sens du message et en facilite la compréhension.

Ainsi, ces quatre caractéristiques (la prise d’initiative, la clarté, le moyen et la forme), communes à tous les messages, se réalisent différemment à chaque nouvelle situation de communication.

À la faveur des événements qui se répètent régulièrement (réunions, communiqués de presse, invitations...) les trucs qui marchent deviennent des habitudes et créent progressivement des signes distinctifs propres à l’association.

 

 

A qui faire connaître son Association ?

 

Il est rare qu’une association vive en autarcie complète. Et, à partir du moment où elle est déclarée dans une préfecture, elle s’expose sur la place publique.

L’association est en interaction avec son environnement social à plusieurs titres :

• en tant que personne morale, l’association a des droits et des devoirs, en particulier vis-à-vis des pouvoirs publics auprès desquels elle doit se faire connaître ; par exemple, dans le cas d’une embauche, ou d’une demande d’habilitation pour exercer telle ou telle activité ;

• en tant que protagoniste d’un projet associatif, l’association recherche l’estime et la considération dans plusieurs directions : auprès des pouvoirs publics avec les agréments ou par le biais de la reconnaissance d’utilité publique ; auprès des institutions privées pour des recommandations, pour des soutiens logistiques ; auprès des relais d’opinion publique, la presse et les personnalités locales ; ainsi qu’auprès d’autres associations en s’inscrivant dans un mouvement, tel celui de l’éducation populaire, ou en se mettant en réseau ;

• en tant qu’acteur social, l’association recherche des partenaires pour ses projets et ses programmes d’action : des partenaires financiers par le biais de subventions, de conventionnements, de contrats pluriannuels, du mécénat ou du sponsoring ; des partenaires contactés pour leurs compétences, intervenants spécialisés, professionnels, associations, médias.

Toutes ces relations relèvent d’une politique de la communication externe. Considérée dans son ensemble, elle donne lieu à une stratégie faite de moyens et de méthodes. Parmi les moyens les plus courants, il y a le pôle de secrétariat, des temps de permanence, la représentation de l’association dans les réunions extérieures, la tenue de fichiers d’adresses, les dossiers sur l’état des relations avec les partenaires habituels, le logo... Les méthodes sont bien utiles pour monter les dossiers de demande de financement, pour décider du choix des partenaires et entretenir les relations avec eux, pour mobiliser la presse...

Ceux qui entretiennent ces relations externes sont les adhérents et les salariés de l’association. Et si eux-mêmes ne la connaissent pas suffisamment (son projet, son fonctionnement, son histoire), ils seront bien en peine pour dire et négocier quoi que ce soit en connaissance de cause. Là, c’est une question de communication interne, dont l’efficience détermine celle de la communication externe.

 

Comment préparer un tract, une affiche, une plaquette de présentation ?

Tous ces moyens de communication externe ont en commun de s’adresser à un public large, qui ne connaît pas forcément l’association. Ils peuvent parfois être utilisés dans la même opération, pour diffuser un même message, mais sous des formes différentes.

Un tract est une déclaration

Texte court, il ne démontre pas, il n’explique pas, il affirme et invite à réagir. Texte aéré, il se compose de plusieurs paragraphes, avec une seule idée par paragraphe. Le texte enchaîne les affirmations comme des évidences qui vont de soi. Les phrases sont courtes et les mots courants, non spécialisés. Les renseignements utiles (adresse, date...) sont mis hors texte, encadrés en haut ou en bas. Le tract doit être signé et le nom de l’imprimeur doit y figurer.

Une affiche est un signal

Le signal d’un événement ou celui d’un établissement (un local, un stand, un commerce, un service...), mais surtout le signal d’une seule chose.

La composition de l’affiche joue sur le graphisme du texte et sur l’image, séparés ou fondus l’un dans l’autre, pour suggérer sans ambiguïté une idée sans la nommer ou pour mettre en image des mots abstraits. Les renseignements utiles (adresse, date, tarifs...) doivent être bien lisibles, bien en évidence pour être enregistrés par le regard qui parcourt l’affiche. Compte tenu des habitudes de lecture en français, ce peut être en haut à gauche ou en bas à droite.

La plaquette de présentation est une description qui va à l’essentiel

Sous la forme de dépliant ou de petite brochure (au-delà de douze pages, elle n’est pas lue jusqu’au bout), elle présente plusieurs éléments d’un même ensemble : les activités d’une association, le programme d’une manifestation, la visite d’un lieu...

Chaque information doit être bien séparée des autres pour éviter les confusions (une par page ou demie-page), elle peut être illustrée par une photo, une image pour aérer un texte simple et clair : il s’agit de nommer, de caractériser, et de donner des renseignements précis (du type adresse, numéro de téléphone, heure d’ouverture ou de permanence, nom du responsable, tarifs...).

Chaque page contient un rappel de la raison de cette plaquette, par exemple en haut ou en bas de page avec un logo, un sigle, un titre...

 

Comment organiser les relations avec les médias ?

L’enjeu est de pouvoir s’assurer l’accès aux médias chaque fois que le besoin s’en fait sentir, en sachant que les médias retransmettent les informations à leur manière, selon ce qu’ils jugent être d’actualité. Pour cela s’impose un minimum d’organisation avec un fichier de presse et des liens réguliers avec les journalistes.

Un fichier de presse

C’est un carnet d’adresses qui localise les médias disponibles dans la région, et surtout susceptibles d’être à l’écoute des messages de l’association. Donc faire une sélection. Il est intéressant d’être à l’affût des nouvelles créations inaugurant localement un nouveau style de communication : journal de quartier, journaux lumineux télématiques, réseau local télé...

Pour chaque support retenu, noter le nom et les coordonnées du rédacteur en chef, du journaliste responsable d’une rubrique intéressante, et la périodicité des parutions. Chaque fiche permet un contact direct avec le journaliste.

Une habitude des rencontres avec les journalistes
Ce n’est pas toujours facile d’obtenir un entretien avec un journaliste, ni de s’assurer qu’il retransmettra ce à quoi l’association accorde le plus d’importance. Quelques précautions donnent des chances supplémentaires d’y parvenir :

Avant l’entretien

• solliciter un rendez-vous par téléphone, et confirmer par courrier ; • préparer les documents à remettre à la fin de l’entretien, un dossier de presse : synthèse des informations, données chiffrées, photos, témoignages...

Pendant l’entretien

• au début, se présenter (identité, fonction dans l’association) et définir l’objet de l’entretien (informer le public du média sur...) ;

• penser à ramener la discussion, si nécessaire, aux points essentiels, ne pas se laisser entraîner dans trop d’anecdotes sous prétexte de rendre vivant ;

• mentionner les sources complémentaires d’information qui éclairent ou crédibilisent le propos (rapports officiels, études et enquêtes, soutien de personnalités...) ;
• terminer en reformulant l’objet, en résumant les points essentiels et en remettant la documentation rassemblée.

 

Quelles précautions prendre pour faire passer un communiqué de presse ?

Un communiqué traite d’un événement précis, et d’un seul. Il a pour fonction d’annoncer une initiative prise par l’association (réunion, ouverture d’une permanence, manifestation...), ou de faire part d’une prise de position, de faire connaître une opinion sur un fait marquant.

Deux aspects sont à considérer :

Les relations avec le ou les médias choisis

Adresser le communiqué (sur page dactylographiée, en recto uniquement) à un journaliste qui connaît déjà l’association, envoyer un double au rédacteur en chef.

Bien mettre en évidence ses coordonnées (nom de l’association, sigle, adresse, téléphone), ainsi que le nom d’une personne joignable par le journaliste pour de plus amples renseignements.

Envoyer le communiqué quelques jours avant l’événement annoncé (quand c’est le cas), en précisant la date à partir de laquelle il est souhaitable que le communiqué paraisse.

La rédaction du communiqué

Choisir un titre qui attire l’attention et qui nomme directement de quoi il est question.

Le style du communiqué est avant tout utilitaire avec des mots simples, avec des phrases courtes. Les informations contenues dans le communiqué sont présentées de façon sobre.

L’introduction sert simplement d’accroche : de quoi s’agit-il ? Qui est en cause ? Le développement donne des détails (les circonstances : quand ? Où ? Comment ?...) ou fournit des explications.

Et en conclusion, indiquer clairement qui en est l’émetteur (le signataire : l’association) et les renseignements utiles aux lecteurs du journal (par exemple, heures d’ouverture et adresse d’une permanence).

A quoi sert un dossier de presse ?

C’est un document qui s’intègre dans un plan de communication. Il s’adresse aux journalistes, pour les inviter à une conférence de presse, pour les sensibiliser à une campagne d’information lancée par l’association. Ce sera pour les journalistes destinataires un document de travail bien utile pour pouvoir répercuter en connaissance de cause l’information émise par l’association.

Il se présente comme un dossier thématique (consacré à un seul thème), se prêtant à plusieurs modes de lecture :

• en lecture rapide, pour un repérage des passages jugés importants, et des points essentiels. D’où la présentation suivante : une page de titre, une page de sommaire, une fiche par sujet traité avec des titres de paragraphe bien visibles, au besoin illustrée par une photo ou un schéma ; avec en bas de chaque page le titre du dossier et le nom de l’association.

• en lecture approfondie, pour fournir et authentifier les éléments d’information jugés pertinents et dignes d’attention par le journaliste. D’où la présentation suivante des fiches thématiques : chaque élément abordé, nommé dans un titre de paragraphe, est développé ou argumenté en un paragraphe.

Le but poursuivi avec le dossier de presse est de faire la preuve de l’actualité, du sérieux, du bien fondé de l’information que veut faire connaître l’association.

Un tel dossier peut également servir de document de référence dans la conduite d’opérations avec des partenaires.

F1UJT 09/2006

Mise à jour le : 11/09/2007

 

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F6HBN 30/01/2007